Zoals in mijn vorige blog beschreven, hebben scholen toestemming nodig om beeldmateriaal van kinderen te mogen publiceren. Scholen worstelen hiermee. Wat mag wel en wat mag niet?

Naast het goed informeren van ouders en communiceren met ouders over deze toestemming is het ook van groot belang hoe je deze toestemming vraagt. Als je dit onhandig aanpakt, kan het zijn dat jouw toestemmingsverzoek niet rechtsgeldig is en kun je geen gebruik maken van de verkregen toestemming…

Deze blog gaat over hoe je als school op een goede manier ouders om toestemming kunt vragen voor het publiceren van beeldmateriaal waarop kinderen herkenbaar in beeld zijn.

De focus hierbij ligt op het toestemming vragen door scholen, maar de beschreven regels en aanpak zijn van toepassing op alle soorten van toestemmingsvragen in het kader van de Algemene Verordening Gegegevensbescherming (AVG). Ook als u als bedrijf toestemming wilt vragen voor bijv. het versturen van nieuwsbrieven, dient deze toestemming aan de beschreven regels te voldoen.

 Wat zegt de AVG over het verkrijgen van toestemming?

In artikel 4 lid 11 van de AVG staat beschreven dat toestemming aan een aantal voorwaarden moet voldoen. Dit lid bepaalt dat toestemming van een betrokkene een vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting moet zijn. Dat is een mooie volzin, maar wat houdt dat nu in?

In het kort kun je stellen dat de toestemming

• uit vrije wil en niet onder druk gegeven moet zijn. De leerling of ouder mag bijvoorbeeld niet benadeeld worden op het moment dat hij/zij geen toestemming geeft;
• gegeven wordt voor een specifieke verwerking en specifiek doel. Een voorbeeld is dat een school toestemming vraagt voor het plaatsen van beeldmateriaal van een schoolreisje op de website om zo verslag te doen aan alle ouders;
• ondubbelzinnig moet zijn. Het moet dus volstrekt helder zijn dát er toestemming gegeven is. Het principe ‘wie zwijgt stemt toe’ is hier niet van toepassing.

Voor leerlingen jonger dan 16 jaar dienen de ouders toestemming te geven. Is de leerling 16 jaar of ouder dan dient de betreffende leerling zelf toestemming te geven.

De praktijk

Recent kreeg ik een toestemmingsformulier van een school uit Twente onder ogen, waarin op de volgende manier toestemming gevraagd werd:

Hierbij verklaart ondergetekende, ouder/verzorger van <leerling>

ja / nee

toestemming te geven voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) door <school> gebruikt voor plaatsing op de website, nieuwsbrief, promotiemateriaal en/of social media.

Deze manier van toestemming vragen heb ik reeds vaker gezien. Kijkend naar de criteria die in de AVG genoemd zijn, is het niet heel moeilijk vast te stellen dat bovenstaand voorbeeld niet aan deze criteria voldoet:

• Er wordt slechts 1x om toestemming gevraagd voor verschillende publicaties, voor verschillende verwerkingen. Dit maakt de toestemmingsvraag niet specifiek genoeg;
• Er wordt geen doelstelling genoemd. Hardop denkend heeft de school waarschijnlijk meerdere doelstellingen, namelijk het informeren van ouders en leerlingen en het promoten van de school. Dit maakt de toestemmingsvraag opnieuw niet specifiek genoeg;
• Het begrip promotiemateriaal is vrij breed. Wat bedoelt de school hier precies mee? Gaat dit om de website? Een schoolgids? Reclamemateriaal? Ook dit is dus niet specifiek genoeg.

Daarnaast wordt het algemene begrip social media genoemd. We weten allemaal wel wat hiermee bedoeld wordt, maar welke platformen worden dan gebruikt? En als er een nieuw social media platform geïntroduceerd wordt, heb ik daar als ouder dan ook direct toestemming voor gegeven? Je zou kunnen aanvoeren dat dit specifiek genoeg is (iedereen weet waar het over gaat), maar om alle schijn en onduidelijkheid te vermijden is het een kleine moeite om te specificeren op welke platformen (Facebook, Twitter, Instagram etc.) het beeldmateriaal daadwerkelijk gepubliceerd gaat worden.

Hoe dan wel?

Belangrijk bij het vragen van toestemming is dat deze specifiek genoeg is. Daarom is van belangrijk dat je, voordat je een toestemmingsverklaring opstelt en verstuurt, nadenkt over de verschillende verwerkingen / publicaties die je als school wilt doen en wat de doelstelling  van deze publicaties is. Voor elke verwerking vraag je dan apart toestemming.

Een ouder zal dan voor meerdere zaken toestemming moeten geven, maar het is heel transparant en helder. Hiermee biedt je ouders ook de kans om heel gericht te bepalen waar ze toestemming voor willen geven. Het gevolg zou zo maar eens kunnen zijn dat er meer toestemmingen binnenkomen! Dit in tegenstelling tot het genoemde voorbeeld van de school in Twente. Als ouder zou ik heel snel geneigd zijn om geen toestemming te verlenen.

Door goed na te denken over de toestemmingsverklaring maak je het jezelf als school een stuk makkelijker! Een toestemmingsformulier zou er dan als volgt uit kunnen zien:

Hierbij verklaart ondergetekende, ouder/verzorger van <leerling>

dat beeldmateriaal (foto’s en video’s) door <school> gebruikt mogen worden*:

* aankruisen waarvoor u toestemming geeft

Bovengenoemd voorbeeld is specifiek en voldoet aan de AVG. Er wordt toestemming gevraagd voor de verschillende soorten verwerkingen en de doelstelling wordt vermeldt. Voeg dan tot slot nog een toelichting toe over de AVG (het hoe en waarom van het toestemmingsformulier) en je informeert ouders en leerlingen op een transparante wijze. Of zoals ik in mijn vorige blog schreef: informeer, communiceer en vraag daarna om toestemming.

In mijn volgende blog zal ik meer schrijven over het gebruik van de al dan niet besloten website van de school en social media voor het publiceren van beeldmateriaal.