Volgens de AVG mag je persoonsgegevens, bijvoorbeeld beeldmateriaal (foto’s en video’s) niet zomaar met anderen delen. Je hebt hier expliciete toestemming voor nodig. Voor scholen is dit een zeer actueel onderwerp, want op school wordt veel beeldmateriaal gemaakt dat bijvoorbeeld met ouders gedeeld wordt of op de website van de school geplaatst. Voor kinderen onder de 16 jaar dienen de ouders toestemming te geven.

Zoals in veel publicaties blijkt, worstelen scholen met de vraag hoe hier mee om te gaan. Wat mag wel en wat mag niet? Kennisnet en de Autoriteit Persoonsgegevens krijgen hier veel vragen over.

Op het eerste oog lijkt het ook niet makkelijk. Als één ouder geen toestemming geeft om zijn of haar kind in beeld te brengen, kan een video van bijv. de eindmusical niet gemaakt en gedeeld worden. Een basisschool in Enschede heeft dit afgelopen juli meegemaakt (zie artikel in dagblad Tubantia). Het plaatsen van een klassenfoto op de openbare website van de school is niet mogelijk als niet alle ouders toestemming gegeven hebben (of het kind waarvoor geen toestemming gegeven is moet onherkenbaar gemaakt worden).

Maar zou het ook zo kunnen zijn dat scholen het zichzelf (te) lastig maken? Persoonlijk denk ik dat dit het geval is! Ik wil dit in deze blog graag toelichten.

Informeren en communiceren

Toestemming vragen voor het publiceren is nodig, daar kunnen we niet om heen. Maar alles staat of valt bij goede informatie en communicatie vanuit de school richting ouders. Wat ik in de praktijk zie gebeuren is dat scholen wel toestemming vragen, via gestandaardiseerde formulieren, maar niet goed informeren. Er wordt wel uitgelegd waarom er om toestemming gevraagd wordt, maar de diverse opties worden niet uitgelegd of toegelicht. Er wordt niet uitgelegd wat de consequenties zijn van het geven van een bepaalde toestemming. En dat is op z’n zachts gezegd niet handig. Het geven van te weinig informatie of onduidelijke informatie zal er toe leiden dat diverse ouders geen toestemming geven.

In mijn optiek zou een school de ouders eerst moeten informeren over de AVG en het verkrijgen van toestemming voor het publiceren van beeldmateriaal. De verschillende opties kunnen dan toegelicht worden en er kunnen vragen gesteld worden. Op deze manier weten ouders precies waar ze al dan niet toestemming voor geven. Het geven van deze informatie is eigenlijk verplicht; de AVG stelt dat organisaties een informatieplicht hebben, moeten uitleggen wat ze doen, waarom ze dat doen en hoe ze dat doen.

Als ouders begrijpen waar het om gaat, zullen ouders bijvoorbeeld makkelijker toestemming geven voor het publiceren van foto’s op een beveiligd gedeelte van de website waarbij de ouders inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. En dan heb je al heel veel gewonnen!

Wat is het doel?

Het publiceren van beeldmateriaal begint dan met de vraag wat het doel is van deze publicatie:

• Is het doel om ouders van kinderen te informeren? Maak dan gebruik van het beveiligde gedeelte van de website van de school, waar (bijna) alle ouders, na het geven van voldoende informatie, dan toestemming voor gegeven hebben. Hier plaats je bijvoorbeeld:
  • Foto’s van schoolreisjes
  • Foto’s en video’s van de eindmusical
  • Klassenfoto’s

• Is het doel om mensen buiten de school te informeren (bijv. ter promotie van de school, op het openbare gedeelte van de website), zoek dan naar creatieve oplossingen. Hieronder noem ik er een paar.

Wees creatief!

Mocht je nu toch foto’s met kinderen op het openbare gedeelte van de website willen publiceren, of bijvoorbeeld op Facebook of Twitter, zoek dan naar creatieve oplossingen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Fotografeer kinderen van achteren, zodat ze niet herkenbaar in beeld zijn. Op dat moment bevat de foto geen persoonsgegevens en is de AVG niet van toepassing.
• Als je bijv. gaat bowlen of voetballen, laat de kinderen dan de bowlingbal of voetbal voor hun gezicht houden als ze op de foto komen, zodat ze niet herkenbaar in beeld zijn. Dit levert grappige foto’s op en je hebt geen problemen met de AVG.
• Let iets meer op tijdens het maken van foto's of videomateriaal, zodat kinderen waarvoor ouders geen toestemming hebben gegeven niet in beeld komen.
• Selecteer een paar foto’s van bijv. een schoolreisje waar alleen kinderen op staan waarvan de ouders toestemming gegeven hebben om deze op de openbare website te plaatsen. Een selectie van een klein aantal foto’s is voldoende om een sfeerimpressie te geven.
• Gaat het om algemene foto’s van bijv. kinderen op een speeltoestel of het schoolplein, denk dan ook eens aan een commerciële website met foto’s zoals bijvoorbeeld Shutterstock.com of Dreamstime.com. Hier schaft je voor ongeveer 10 euro een foto aan die je rechtenvrij kunt gebruiken. Dit klinkt op het eerste gezicht wellicht raar, maar in het bedrijfsleven is dit heel gebruikelijk. 

Lastig? of toch niet...

Informeren en communiceren zijn in mijn optiek het meest belangrijk als het gaat om toestemming krijgen voor het publiceren van beeldmateriaal. Wees transparant en leg alles goed uit. Vraag daarna pas om toestemming van ouders!

Als het verkrijgen van toestemming geregeld is, bepaal je daarna voor elk setje beeldmateriaal wat de doelstelling van het publiceren is. Dat bepaalt waar je publiceert en in hoeverre er nog creativiteit nodig is om dit doel te bereiken.

Het vraagt wel inzet, er is wel werk dat gedaan moet worden, maar lastig? Nee, het is niet lastig!