Op het moment dat je als school toestemming hebt om foto’s te publiceren mag er best veel, maar moet je dit ook allemaal willen? Wat zijn nu de do’s en don'ts van het publiceren van foto’s? Hoe pakt dit in de praktijk nu uit? In deze nieuwe en laatste blog over het publiceren van beeldmateriaal ga ik hier dieper op in.

Wat zegt de AVG over het publiceren van beeldmateriaal?

In de AVG staat beschreven dat je toestemming nodig hebt om foto’s te mogen publiceren. Op het moment dat deze toestemming verkregen is, moet je de foto’s (dus persoonsgegevens) nog wel voldoende beschermen, bijvoorbeeld met een gebruikersnaam en wachtwoord, zodat niet iedereen zomaar toegang heeft tot deze foto’s. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft dit in een brief aan alle schoolkoepels expliciet beschreven. De aanvullende eis om het beeldmateriaal voldoende te beschermen heeft tot consequentie dat je dit materiaal dus niet op het openbare gedeelte van je website, Facebook, Twitter, Flickr e.d. zou mogen publiceren. Dit omdat het op de genoemde platformen niet mogelijk is de toegang tot de foto’s te beschermen. Enige uitzondering is het gebruik van besloten groepen op Facebook.

Het wellicht mooie, maar ook rare, aan het verkrijgen van toestemming is, dat je hiermee eigenlijk de AVG kunt “omzeilen”. Als je toestemming vraagt om beeldmateriaal op de openbare website of bijv. Twitter te mogen plaatsen (waarbij er dus geen bescherming via gebruikersnaam en wachtwoord is), en de ouders gaan akkoord, dan mag je dit als school doen. De toestemming weegt zwaarder dan de regels van de wet. Ook al voldoe je daarmee dan niet aan die regels van de AVG…

Met op correcte wijze verkregen toestemming mag er dus heel veel. Maar hier komt bij mij dan wel de vraag naar boven of we alles wat we mogen doen ook wel moeten doen. Want kunnen we met elkaar de mogelijke consequenties wel overzien?

EEN praktijkvoorbeeld

Op het moment dat je als school foto’s van leerlingen op de openbare website plaatst, of bijvoorbeeld gebruikt in een leuk bericht op Twitter, dan kan in principe de hele wereld deze foto’s zien. De website van de school wordt geïndexeerd door Google, dus kunnen deze foto’s ook opduiken in de zoekresultaten van iemand die Google gebruikt. De tweets op Twitter worden door volgers (de ouders) weer geretweet waardoor andere mensen deze foto’s ook te zien krijgen. Hier heb je als school geen controle meer over.

Maar is dat dan een probleem, zou je kunnen denken? Ik vind van wel!

Ter illustratie een voorbeeld uit de praktijk. Er is een meisje van 9 jaar met school op kamp. Ze gaan zwemmen en het meisje staat in bikini op de foto. Deze foto wordt gedeeld op Flickr, zodat de ouders een indruk krijgen van het schoolkamp. De sfeer is goed, iedereen heeft veel plezier. Klinkt leuk!

Maar een paar weken later blijkt die foto, samen met de andere foto’s van het kamp, al door meer dan 25.000 personen bekeken te zijn…  Er vanuit gaande dat er ongeveer 50 ouders tot de doelgroep behoorden, is de foto dus ook door 24.950 andere mensen bekeken en wellicht ook opgeslagen. Wat moeten die andere personen met de foto’s van het schoolkamp, van dat meisje? Waarom zouden ze die foto’s moeten willen bekijken? Wat is het doel?

Wat is het doel van EEN publicatie van beeldmateriaal?

Het voorbeeld van Flickr brengt ons bij een heel belangrijke vraag, die ik in één van mijn vorige blogs ook al stelde: wat is het doel van de publicatie, waarom wil je als school beeldmateriaal publiceren?

Als de doelstelling is om ouders te informeren over een schoolactiviteit, zorg dan ook dan alleen ouders het beeldmateriaal kunnen bekijken!

Ofwel, bescherm het beeldmateriaal voldoende. Plaats de foto’s op een beveiligd gedeelte van de website en geef toegang tot de foto’s via een gebruikersnaam en wachtwoord.

De ouders van het betreffende meisje op de foto op Flickr hadden misschien wel toestemming gegeven, omdat ze zelf graag foto’s van hun dochter willen zien, maar ze waren zich er waarschijnlijk niet van bewust dan 24.950 andere mensen deze foto ook gingen bekijken. En zo geldt dit voor andere sociale platformen en openbare groepen op Facebook ook. Je mag als school dan wel toestemming hebben en dit mogen doen, maar dat wil niet zeggen dat je er dan ook maar gebruik van moet maken. Bovenstaand voorbeeld toont aan dat je de leerlingen en ouders ook moet beschermen.

Als de doelstelling is om personen buiten de school (bijv. ter promotie van de school) te informeren, denk dan goed na over wat voor soort foto’s je gaat gebruiken.

Ofwel, stel jezelf de vraag of je wel foto’s wilt gebruiken waarbij leerlingen herkenbaar in beeld zijn. Is dit echt nodig om de doelstelling te bereiken? Kun je hetzelfde doel bereiken met foto’s waarop kinderen onherkenbaar in beeld zijn?

Als het echt nodig is om een kind herkenbaar in beeld weer te geven, zorg dan dat de toestemming goed geregeld is en denk ook alvast na over zaken als auteursrecht en portretrecht. Twee andere vormen van recht die dan ook om de hoek komen kijken!

Nog een voorbeeld uit de praktijk

Een medewerker van het openbaar ministerie wordt benoemd tot officier van justitie in het arrondissement waarin deze medewerker zelf woont. Een mooie promotie, maar dit heeft voor de medewerker en zijn/haar gezin wel consequenties. Omdat de nieuwe officier betrokken is bij strafprocessen tegen criminelen, wil deze liever niet dat de kinderen van het gezin herkenbaar op foto’s staan. Een begrijpelijke situatie, toch?

De medewerker meldt de school van de kinderen dat de toestemming voor het publiceren van foto’s  wordt ingetrokken. Vanaf dat moment zullen er geen foto’s meer gepubliceerd worden waarop de kinderen van de officier van justitie te zien zijn. Maar wat gebeurt er met de foto’s die er in het verleden al gemaakt en gepubliceerd zijn? Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht!

De officier van justitie kan de school nu verzoeken de bestaande foto’s te verwijderen, gezien de situatie waarin hij/zij zich nu bevindt. Als de foto’s alleen op het besloten gedeelte van de website van de school waren gepubliceerd, zijn deze nog redelijk makkelijk te verwijderen. Voor de foto’s op het openbare deel van de website, op Facebook, Twitter en Flickr is dit een stuk lastiger! De school kan de foto’s wel verwijderen, maar weet niet wie er allemaal kopieën van de foto’s heeft gemaakt (vergelijk het voorbeeld van Flickr hierboven). Als school heb je daar geen controle over. Het is te hopen dat dit geen nare consequenties heeft in de toekomst.

Wees dus voorzichtig!

Wat ik heb proberen duidelijk te maken, is dat je als school best veel mag doen op het vlak van publiceren van beeldmateriaal (als je op de juiste manier toestemming gekregen hebt). Maar niet alles wat mag, is ook wenselijk... 

Ga alsjeblieft voorzichtig om met de verkregen rechten!

Het voorbeeld van de officier van justitie zal niet vaak voorkomen, maar er zijn voldoende andere situaties te bedenken waarbij ouders de school kunnen vragen om foto’s te verwijderen. 

Het Flickr-voorbeeld zal veel vaker voorkomen, dit is eigenlijk van toepassing op elke foto die je openbaar maakt.

Do’s voor het publiceren van foto’s

• Bovenal, zorg voor toestemming, zorg dat deze op een juiste manier verkregen is. Informeer ouders goed en duidelijk, zodat ze begrijpen wat de mogelijke consequenties zijn.
• Informeer ouders dat ze gepubliceerde foto's wel mogen downloaden voor gebruik thuis in het gezin, maar dat ze deze foto's niet zelf mogen verspreiden. Als school ben je niet verantwoordelijk voor het feit dat ouders dit doen, maar maak ouders er wel attent op dat het niet mag.
• Plaats foto’s van leerlingen, waarbij ze herkenbaar in beeld zijn, altijd op een beveiligd gedeelte van de website (via gebruikersnaam en wachtwoord), een speciale app voor ouders of een besloten groep op Facebook.
• Mocht je toch foto’s op het openbare deel van de website of een social media platform willen plaatsen, zorg dan dat kinderen onherkenbaar in beeld zijn:
  • Fotografeer kinderen van achteren, zodat ze niet herkenbaar zijn.
  • Als je bijv. gaat bowlen of voetballen, laat de kinderen dan de bowlingbal of voetbal voor hun gezicht houden als ze op de foto komen, zodat ze niet herkenbaar in beeld zijn. Dit levert ook nog eens grappige foto’s op.
  • Gaat het om algemene foto’s van bijv. kinderen op een speeltoestel of het schoolplein, denk dan ook eens aan een commerciële website met foto’s zoals bijvoorbeeld Shutterstock.com of Dreamstime.com. Hier schaft je voor ongeveer 10 euro een foto aan die je rechtenvrij kunt gebruiken. Dit klinkt op het eerste gezicht wellicht raar, maar in het bedrijfsleven is dit heel gebruikelijk.
• Wil je ouders per mail informeren dat de foto’s van bijv. het schoolreisje beschikbaar zijn, plaats dan in de mail een link naar het besloten gedeelte van de website waar de ouders de foto’s kunnen bekijken.

Don'ts voor het publiceren van foto’s

• Plaats geen foto's van leerlingen, waarop ze herkenbaar in beeld zijn, zonder toestemming! Niemand zit te wachten op klachten en het moeten verwijderen van foto's. Een klacht bij de school is lastig, maar een klacht via de Autoriteit Persoonsgegevens wordt heel vervelend.
• Plaats geen foto’s, waarop kinderen herkenbaar in beeld zijn, op het openbare gedeelte van je website of social media platforms als Twitter, Instagram, Flickr etc, waarbij je geen controle hebt over wie de foto’s kunnen bekijken.
• Vermeldt geen namen van kinderen bij foto’s die je plaatst. Dit geldt voor alle locaties waar je foto’s publiceert.
• Stuur geen fotoserie van bijv. een schoolreisje als bijlage bij een mail. Je hebt dan geen controle over het verder verspreiden van deze foto’s.

Mochten er nog vragen en/of opmerkingen zijn naar aanleiding van deze of vorige blogs, neem dan rustig vrijblijvend contact op.